Como gerenciar as reuniões e aumentar a produtividade?

Quem nunca participou de uma reunião e pensou: “Estou perdendo meu tempo, eu poderia estar fazendo meu trabalho”. Fique tranquilo, pois você não está sozinho. As reuniões ocupam cada vez mais tempo no dia a dia de empresas de ramos tão distintos quanto os de moda ou de servomotor

Embora possa ser uma estratégia é um processo útil para compartilhar o progresso e se conectar com outras pessoas, se tiver um número excessivo ou for mal conduzida, pode ter um efeito negativo na produtividade e na motivação dos funcionários. Quer aprender como se livrar disso? Então, continue com a gente!

As empresas e a produtividade das reuniões

Pesquisas realizadas recentemente avaliaram que mais de 70% dos gerentes concordam que as reuniões são improdutivas e ineficientes. Principalmente porque elas os impedem de concluir os afazeres diários, prejudicam um pensamento mais profundo e fazem com que percam oportunidades de se aproximarem das equipes.

Além da produtividade reduzida, também podem representar uma ameaça à saúde. E agora deve estar se perguntando: ‘como assim?’. 

Este caminho diminui o metabolismo e reduz a capacidade do corpo de regular o açúcar e, portanto, a pressão arterial. Ou seja, enquanto perde horas com dezenas de reuniões, os concorrentes criam Estruturas metálicas para ficarem à frente! Pense nisso!

É tudo uma questão de estratégia e equilíbrio. Portanto, para ter melhor gerência e aumento de produtividade, foque-se na lista abaixo.

Defina limites de tempo rígidos

O tempo dos seus funcionários é valioso. Portanto, defina limites de duração da reunião, sendo elas de uma hora ou menos, se puder. Encerre a reunião pontualmente, mesmo que o tópico da agenda não tenha sido concluído. 

Quando tem essa conduta, todos podem planejar melhor seu dia de trabalho, com a expectativa de que serão liberados pontualmente. Isso forçará os planejadores de reuniões a condensar em suas agendas apenas os tópicos que realmente importam.

Crie e distribua uma agenda de reunião com antecedência

Tenha uma agenda distribuída com antecedência, que anuncie o objetivo da reunião e os resultados previstos. Certifique-se de que ela tenha um número limitado de itens e discussões. Isso ajudará a manter a reunião nos trilhos e pode fazer com que o limite de tempo previsto seja cumprido.

Envie informações e detalhes de acompanhamento

Se vários detalhes importantes estiverem sendo discutidos durante a reunião, deixe claro para os funcionários que todas as informações serão passadas para os emails após a reunião. 

Ou seja, eles não precisarão fazer anotações detalhadas e se envolverão melhor na discussão. Após a reunião, não se esqueça de enviá-las, como prometido.

Não faça reuniões de assuntos que poderiam ser resolvidos por email

Imagine marcar uma reunião para falar a Locação de geradores para a semana seguinte. Pode ser um exemplo hipotético, mas certamente já deve ter sido forçado a conferir algo desse tipo e pensar que tudo poderia ter sido comentado em um e-mail, não é mesmo? 

Evite reuniões desnecessárias. Não as use para atualizações ou informações que possam ser tratadas de outras formas.

Enfim, esperamos ter ajudado com essa postagem, caso tenha gostado, comente e compartilhe em suas redes sociais.

Conteúdo produzido pela equipe do Soluções Industriais.

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